專業設計師都會事先試探性地徵求用戶喜歡哪種辦公室裝飾風格，客戶也許只有個初步意向，比如想設計成歐式、中式、日式或現代、古典等。而後設計師需要思考此種設計風格是否適合客戶的業務性質和真實功能需要。如果適合，設計師可就進一步的裝飾效果細節跟客戶溝通。
辦公室裝修設計，如客戶強調用現代風格來裝修裝飾，設計師便可提出以金屬材料或原木或玻璃爲主材的初步設計構思，與客戶進行交流。得到認同後，可就具體的做法再做試探，如已落實用不鏽鋼和玻璃爲主要材料時，繼續落實不鏽鋼到底用鏡面還是用沙光，玻璃是全透明還是半透明等具體問題。
設計任務書是方案設計的依據，辦公室設計師與業主之間達成的共識主要都體現在設計認識書上。方案設計表達的內容是甲乙雙方共同意志的反映，它可以透過相關圖形圖紙、比例模型或虛擬空間等手段來表現。
對於圖形圖紙，辦公室裝修設計中常用的方案設計語言就是編輯圖冊。包含的內容有封面(包括工程名稱和項目時間)、目錄(反映本圖冊的內容排序)、設計說明(說明工程所在位置、性質、規模、設計依據和設計原則，以及經濟指標等內容)、材料樣板(表達材料質感以及色彩關係)、透視圖和效果圖(是設計師與業主或與施工方溝通的語言橋樑，使設計師的構想能夠比較真實的展現)、平面圖(項目總體規劃)、立面圖(項目綜合考慮)、剖面圖(項目特殊製作分析)等。
其中，與實際現場結果爲緊密聯繫的是材料樣板。具有很強的直觀性，也是項目實施過程中項目內容變更的依據。所以不論對於設計過程還是施工過程中項目內容變更的依據。所以不論對於設計過程還是施工過程直至工程驗收而言，其所起到的樣品作用都是非常重要的。材料樣板的內容包括：主要材料在設計中被使用的位置、搭配形式、用量、以及技術參數、規格、價格、生產廠家等。
總之，辦公室裝修設計落實得越具體，以後設計走得彎路就越少。對有經驗和能力的設計師來說，任何具體的要求，都不會束縛自己的設計創意。